En HintEd somos expertos en capacitación de personal en la era de la transformación digital. Por eso, sabemos que el onboarding es más que una introducción a productos corporativos: es la formación de nuevos empleados y su adaptación a un nuevo lugar de trabajo. Es también potenciar las habilidades de candidatos prometedores para que se conviertan en empleados altamente calificados.
Hoy te contamos cómo lograr una capacitación de personal nuevo exitosa.
Contenido
¿Por qué es importante el onboarding?
Una empresa dedica mucho tiempo y recursos en la contratación de nuevos empleados que, una vez dentro del equipo, son abrumados con tareas que no han tenido tiempo de procesar ni entender. Esto resulta en un proceso de adaptación largo y difícil que puede no cumplir con las expectativas ni del profesional ni de la empresa.
La Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (Society for Human Resources Management o SHRM) realizó un estudio que demostró que la rotación de personal en los primeros 18 meses de empleo puede alcanzar hasta un 50%. En otras palabras, tu empresa puede perder hasta la mitad del personal recientemente contratado por falta de una estrategia clara durante la etapa inicial de trabajo.
La incorporación de nuevos especialistas debe cumplir varias tareas:
- Dar información necesaria al personal nuevo para que se sientan parte del equipo. Esto ayuda a reducir la rotación, y que el profesional pueda mostrar su mejor cara y se deshaga de la timidez y otros sentimientos que puedan afectar la integración;
- Que el recién empleado se familiarice rápidamente con la estrategia y valores del equipo. Esto evita que el proceso de trabajo se ralentice y evita los errores que suelen cometer los nuevos miembros del equipo;
- Ayudar al personal a adaptarse a trabajar con gente nueva.
Según datos de SHRM, la posibilidad de que un profesional deje su trabajo es muy baja si su equipo le proporcionó desde el comienzo un programa de onboarding útil y estructurado.
¿Cómo lograr un onboarding exitoso?
Como el onboarding es un proceso importante en cualquier empresa, hemos decidido estructurar el proceso de incorporación de nuevos empleados y dividirlo en siete etapas, cada una con recomendaciones específicas.
1) La búsqueda de personal:
Los anuncios de empleo deben ofrecer información clara sobre la empresa y sus servicios. Un empleado potencial debe entender cuáles son los objetivos de la empresa en cuestión y cuál será su aporte en ella de recibir una oferta.
Qué recomendamos hacer:
- Revisa la descripción del puesto y las preguntas de la entrevista: todos deben responder a las mismas metas y objetivos, expresar la posición y expectativas corporativas de forma clara y precisa.
- Si hay una prueba de ingreso, debe ser similar a las tareas cotidianas del cargo.
- Informa inmediatamente a los candidatos sobre las políticas de la empresa en cuanto a organización laboral, como la programación de tareas, el trabajo a distancia, las horas extra y el sistema de vacaciones.
2) Primer encuentro en la oficina
El nuevo integrante debe entender cómo está organizado el sistema de trabajo en la oficina, ya que la cultura corporativa puede afectar directamente su motivación. Si buscas a alguien para trabajar a distancia, muéstrale qué messengers utilizas para comunicarte con tus compañeros, con qué frecuencia los llamas o se ven en persona.
Qué recomendamos hacer:
- Muéstrale a los candidatos dónde van a trabajar y qué equipo van a utilizar;
- Asegúrate de hablar de los lugares de descanso y dispersión, y de las normas de uso y limpieza (si las hay);
- Haz un recorrido detallado y sin prisas por la oficina y preséntale a todos los empleados. Dale tiempo a los nuevos integrantes para que exploren el espacio por su cuenta y hagan preguntas; deja claro que no tienes nada que ocultar.
- Habla de lugares que pueden parecer poco importantes pero que en realidad son muy prácticos. Por ejemplo, parques o plazas cercanas, cafeterías, estacionamientos y ascensores.
3) La oferta de trabajo
Una oferta de trabajo es sinónimo de que aprecias las capacidades y cualidades de la persona que has elegido, eso sí, ten en cuenta que el candidato posiblemente esté esperando respuesta de otras empresas. Por eso, redacta una oferta con enfoque responsable y explícale al especialista por qué lo valoras y cuál sería su aporte a la empresa.
Qué recomendamos hacer:
- Explica de manera clara las tareas que realizará. La oferta es tu última oportunidad para evitar situaciones de contratación incómodas;
- Una vez el candidato acepte tu oferta, escríbele una carta de agradecimiento.
4) La fase inicial de incorporación
La incorporación del personal suele comenzar en el momento que se acepta la oferta de trabajo. Como suele pasar un tiempo antes de que el especialista empiece a trabajar, utilízalo para iniciar el proceso de capacitación.
Qué recomendamos hacer:
- Un plan para la primera semana (o más) de trabajo;
- Contactos de la empresa, así como el correo electrónico personal del nuevo integrante;
- Enlaces a los messengers del equipo. Así podrás saber de antemano cómo se comunica el equipo entre sí
- Acceso a los contactos de los distintos departamentos de la empresa;
- Fotos y vídeos de los eventos de la empresa (como el aniversario del equipo, por ejemplo).
5) Primer día de trabajo
Qué recomendamos hacer:
- Planifica con antelación algunas reuniones para el nuevo integrante. Esto es especialmente importante si trabaja a distancia. Puedes organizar reuniones online de 30 minutos al principio y al final de la jornada laboral.
- Programa un almuerzo (incluso a distancia) con el empleado en cuestión. Durante este tiempo, hablen de intereses personales y no toquen temas de trabajo.
- Muéstrale o envíale al empleado las presentaciones que utilizas en las conferencias cuando haces presentaciones;
- Cuéntale qué programas o sistemas utilizan el equipo, como el CRM, el portal corporativo o las plataformas de RR.HH.. HintEd es la herramienta perfecta para que el nuevo integrante aprenda rápidamente a utilizarlos: el programa introduce gradualmente a los usuarios en aquellas herramientas digitales que necesitarán para su futuro trabajo. Es importante prestar atención a esta etapa del onboarding, porque la capacidad del empleado para absorber y utilizar la nueva información determina su capacidad para aportar valor a la empresa.
6) Primeras semanas
Nos gusta planificar con antelación y saber lo que nos depara el futuro próximo. Por eso, el personal debe mantener al nuevo miembro al tanto de las tareas, objetivos y actividades. Esto ayudará a despertar su interés y que pueda aportar sus propias ideas.
Qué recomendamos hacer:
- Organiza reuniones (online) con los responsables de todos los departamentos de la empresa y presenta al nuevo empleado;
- Haz una lista de tareas recurrentes, objetivos para el primer año e indicadores clave de rendimiento para la empresa;
- Háblale de sus oportunidades como empleado (por ejemplo, idas al gimnasio con descuento, seguro médico y otros beneficios);
- Es importante que el profesional sepa qué posibilidades de desarrollo tiene. Si hay algún especialista en el equipo que haya sido ascendido, puedes pedirle que comparta su experiencia.
7) Interacción cotidiana entre el empleado y el equipo
Si bien no está en tus manos que el nuevo integrante interactúe con todos sus compañeros, puedes estimular este proceso.
Qué recomendamos hacer:
- Organiza reuniones después de la primera semana, el primer mes a los tres meses en la empresa, y averigua cómo se siente, sus impresiones y feedback.
- Organiza juntas espontáneas para tomar un café (si quieres hacerlo online, en Slack está la función Donut);
- Comparte los progresos del nuevo empleado con el equipo y viceversa. Así, el equipo sabrá en qué tareas está trabajando cada uno de los integrantes y qué logros se están consiguiendo. Celebra incluso las pequeñas victorias
Con un enfoque responsable de la incorporación, tendrás más posibilidades de generar interés en tu nuevo integrante y motivarlo hacia nuevas ideas, metas y objetivos, lo que aumentará el valor de la empresa y del equipo en su conjunto.
