Las empresas de tecnología informática o TI, están en procesos de perfeccionamiento permanente para lograr una eficiencia operacional digital, mejorando la calidad de los servicios ofrecidos mientras reducen costes.
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La consultora Gartner, en uno de sus últimos informes, recomienda a estas empresas priorizar con inteligencia las compensaciones presupuestarias, la adquisición de talento experto e invertir en optimización digital para lograr el éxito. Estas iniciativas ayudan a incrementar los márgenes, reducir gastos operativos, mejorar la resiliencia operativa y capitalizar las nuevas oportunidades de crecimiento de una operación digital eficiente.
Para satisfacer estas expectativas, los CIO y los líderes de TI deben generar confianza con la entrega de tecnología transparente, fiable y receptiva.
Según el informe 2024 State of IT de SWZD, a pesar de encontrarnos en una recesión, la mayoría de las empresas aumentaron su gasto en tecnología este año.
Un aspecto clave de la eficiencia de las TI es aprovechar las nuevas tecnologías para optimizar procesos empresariales e impulsar la innovación. Esto incluye invertir en herramientas y sistemas que automaticen tareas, mejoren el análisis de datos, potencien la colaboración y proporcionen información en tiempo real sobre el rendimiento del personal.
Al igual que un computador que funciona sin problemas con una gestión eficiente de los hardware y software, la eficiencia de las TI pretende garantizar una utilización óptima de los recursos para lograr mejores resultados. Esta eficiencia es fundamental para las empresas con una transformación digital en curso. Las organizaciones que se alejan de los modelos operativos más tradicionales requieren sistemas y procesos de TI más ágiles para mantenerse al día con las demandas empresariales modernas.
En este artículo analizaremos la importancia de la eficiencia de las TI y cómo potencian los resultados de su organización. También proporcionaremos consejos para mejorar el desempeño de las herramientas digitales de tu empresa a través de la automatización, virtualización y otras medidas.
Negocios con tecnologías informáticas eficientes logran una mayor agilidad, capacidad de respuesta y competitividad en el siempre cambiante mundo de la tecnología.
¿Qué es la eficiencia operacional digital?
La eficiencia operacional digital puede describirse como la capacidad de una organización de tecnología informática para prestar servicios óptimos a otra empresa minimizando costes. Implica también identificar maneras de racionalización de las operaciones y mejoras de productividad, manteniendo o mejorando la calidad de los servicios prestados.
La eficiencia operacional digital puede lograrse de varias maneras: a través de la adopción de la automatización, computación en la nube u optimización de la utilización de recursos. Estas soluciones pueden ayudar a las organizaciones a agilizar procesos, optimizar costes y recursos para obtener un máximo rendimiento y eficiencia.
La idea de la automatización es reducir el trabajo manual y el tiempo gastado en tareas cotidianas. La tecnología de nube proporciona acceso a grandes cantidades de datos y análisis en cualquier momento, lo que facilita la toma de decisiones.
La optimización de la utilización de los recursos también puede ayudar a reducir el gasto mediante la disminución de procesos redundantes o la reasignación de dichos recursos de un proyecto a otro.
¿Por qué es importante la eficiencia operacional digital?
La eficiencia operacional digital es parte importante de cualquier estrategia de adopción digital a medida que las empresas se alejan de los modelos operativos más tradicionales. Si bien los responsables de TI buscan la eficiencia optimizando los recursos disponibles, conseguirla es todo un reto, incluso con una planificación cuidadosa. Por eso es clave entender el estado actual de las operaciones de TI y las áreas a mejorar, echando un vistazo a las inversiones tecnológicas existentes para asegurarse de que los procesos son lo suficientemente ágiles.
¿Cuáles son las ventajas de la eficiencia operacional digital?
Las ventajas de la eficiencia operacional digital son muchas, entre las principales están:
- Reducción de costes: mediante la racionalización de los procesos de TI, la automatización y virtualización, un negocio puede reducir significativamente sus costes.
- Aumento de productividad: las nuevas tecnologías ayudan a reducir las ineficiencias operativas, lo que lleva a hacer más en menos tiempo.
- Más ingresos: al reducir costes y aumentar la productividad, las empresas pueden generar más ingresos.
- Competitividad: en un mercado en constante cambio, mejorar la eficiencia operacional digital es clave para mantenerse relevante.
- Más seguridad: esto gracias a la reducción de dualidades y racionalización de procesos.
- Mejoras en la satisfacción del cliente: las empresas pueden mejorar la satisfacción del cliente ofreciendo mejores servicios y tiempos de respuesta más rápidos.
¿Cómo impacta la eficiencia operacional digital tus resultados financieros?
La eficiencia operacional digital puede tener un impacto significativo en los resultados de una organización: la automatización, por ejemplo, puede ayudar a reducir costos de mano de obra, mientras que la virtualización reduce la necesidad de hardware. Estas eficiencias ayudan a mantener e impulsar la competitividad, clave en un mercado en constante cambio.
Cómo mejorar la eficiencia operacional digital
1) Asegúrate de priorizar las necesidades de tu empresa por encima de la tecnología
De nada sirve implementar inteligencia artificial o realidad virtual si poco y nada tiene que ver con la realidad de tu negocio, ya que sólo generará capacidad ociosa y costos innecesarios, lo contrario a lo que quieres llegar
Para lograr una eficiencia operacional digital, elige herramientas que contribuyan al éxito de tu empresa. Si tu equipo pierde muchas horas en tareas cotidianas, por ejemplo, prueba introducir un sistema ERP para automatizarlos y mejorar la productividad.
2) Elige cuidadosamente a tus proveedores y socios de TI
La eficiencia de las tecnologías digitales de tu empresa depende en buena medida de tus proveedores.
Establecer una relación sólida con tus principales socios es crucial, ya que desempeñan un papel fundamental en el buen funcionamiento de tu negocio, y puede llevarte a explorar tecnologías, procesos e innovaciones que beneficien a tu empresa.
3) Crea documentación para establecer procesos claros
Aunque el trabajo de documentación pueda parecer una tediosa tarea administrativa, es vital para el éxito de tu empresa, y herramientas como HintEd te ayudan a hacerlo de manera dinámica, interactiva e intuitiva. Al principio puede parecer que afecta tu productividad, pero pronto verás cómo establecer procedimientos claros y documentación exhaustiva puede mejorar la velocidad en la que se resuelven problemas técnicos.
Como resultado, tendrás una mayor eficiencia en tus operaciones digitales. Con una documentación clara y procedimientos simplificados, podrás diagnosticar y solucionar problemas con mayor rapidez, reduciendo el tiempo de inactividad.
Ten en cuenta las distintas partes interesadas en TI, como el equipo técnico, los operadores y los usuarios finales. Cada grupo requiere una documentación específica adaptada a sus necesidades: los usuarios finales, por ejemplo, necesitan documentación sobre el uso correcto de una aplicación, mientras que los procesos de configuración y solución de problemas corresponden a otros grupos.
He aquí un método sencillo para clasificar a tus empleados:
- Los jefes técnicos necesitan información técnica detallada sobre sistemas y aplicaciones y sus interrelaciones.
- Los operadores informáticos necesitan una guía de administración. Debe documentar los procedimientos de instalación, configuración y resolución de problemas.
- Las aplicaciones deben ir acompañadas de manuales para usuarios finales que expliquen cómo utilizarlas para realizar tareas relacionadas con sus funciones.
4) Automatiza, automatiza, automatiza
Es posible que ya sepas que la automatización es crucial para aumentar la eficiencia. Uno de los talones de Aquiles de los departamentos de TI son las tareas administrativas, lo que obstaculiza el progreso en proyectos de mayor envergadura: la automatización de dichas tareas ahorra tiempo y garantiza la consistencia.
Esto ayuda a lanzar nuevas aplicaciones y servicios más rápidamente, mitigar los riesgos de seguridad y compliance, reducir gastos operativos y liberar personal para que se concentre en tareas más estratégicas.
Aún así, es importante tener presentes los riesgos de la automatización. Para evitar problemas en el futuro, asegúrate de aplicar controles, documentación y establecer un proceso que identifique y resuelva los errores con rapidez.
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